Van het Latijnse liber, een boek is een set van vellen papier of ander materiaal dat een volume vormen door middel van binding. Een boek heeft over het algemeen 50 of meer pagina's en veronderstelt een literair, wetenschappelijk of ander werk.

In de boekhouding zijn boeken de documenten waar bedrijfsactiviteiten worden geregistreerd of de geldbeweging van een organisatie.

Het grotere adjectief daarentegen kan twee hoofdinterpretaties hebben: als het wordt gebruikt als een vergelijkend element, dient het om een ​​levend wezen of een object te beschrijven, wat aangeeft dat zijn leeftijd, zijn relevantie of zijn omvang hoger zijn dan die van een ander subject; Aan de andere kant, als het wordt gebruikt als een overtreffende trap, geeft het aan dat het zelfstandig naamwoord dat het wijzigt, het oudste, het meest relevante of het grootste fysieke is, naast andere mogelijkheden, zoals de belangrijkste .

Dit stelt ons in staat om te komen tot de definitie van grootboek, dat is het boek waarin een handelaar alle lopende rekeningen met personen of objecten onder wiens naam open is, opneemt en heeft en volgens een volgorde van datums.

Het grootboek presenteert voor elke account een pagina. De pagina's zijn onderverdeeld in vijf kolommen: datum, concept, must, credit en saldo . Een annotatie in het boek kan de volgende zijn:

ACCOUNT: Banken
DATUM: 04/06/2005
CONCEPT: 3/5 termijnbetaling van de lening voor machines
MUST: $ 2, 380.50 (tweeduizend driehonderdtachtig peso's en vijftig cents)
HEBBEN: -
SALDO: - $ 6, 082.35 (minus zesduizend tweeëntachtig peso en vijfendertig cent)

Dit record staat bekend als het grootboek omdat het alle mutaties van de subaccounts bevat . Elk van de accounts groepeert daarom verschillende subaccounts. Bijvoorbeeld: het Klantenaccount toont de bewegingen van alle klant-subrekeningen, het Banks- account doet hetzelfde met de bankinstellingen, enz.

Bedrijven gebruiken grootboeken om de details op te slaan van elke bewerking die ze dagelijks uitvoeren, elke transactie chronologisch vast te leggen en deze aan te duiden als credit of debit, al naar gelang. Alle financiële transacties verlopen via het grootboek, dat ook wordt gebruikt voor het verkrijgen van verschillende rapporten, zoals de winst- en verliesrekening, de winst- en verliesrekeningen en de balans.

Bij het maken van een grootboek zijn er in principe twee manieren: om een ​​van de verschillende programma's die speciaal voor dit doel zijn ontworpen te verwerven, of om te profiteren van ons favoriete spreadsheetprogramma, zoals Excel, en dit handmatig te doen.

Stappen om een ​​grootboek in Excel te maken

Vervolgens presenteren we een eenvoudig grootboekmodel, dat we met de hand in een paar minuten kunnen maken. Zodra we Excel hebben geopend, moeten we:

1) schrijf in de cellen A1, B1, C1 en D1 respectievelijk "Datum van invoer", "Accountnaam", "Debet / Credit" en "Hoeveelheid";

2) introduceer financiële transacties op deze gebieden . Als voorbeeld nemen we de aanschaf van computerinvoer. We moeten de datum "computerinputs" als accountnaam, "D" in C2 opgeven om aan te geven dat het een afboeking betreft en het bedrag in D2. Het is de moeite waard te vermelden dat, hoewel alle spreadsheetprogramma's u toelaten om records te sorteren op verschillende criteria (zoals op datum), het raadzaam is om deze in chronologische volgorde direct in te voeren, om mogelijke verwarring te voorkomen;

3) klik op "Insert", gevolgd door "Dynamic Table" (dit kan enigszins variëren afhankelijk van de versie van Excel);

4) ingedrukt houden van de linkermuisknop, selecteren van alle rijen beginnend met cel B1 en eindigend met de laatste cel van kolom D die we hebben voltooid;

5) klik op "Volgende", "Nieuw werkblad" en "Einde";

6) om het veld "Lijn" te voltooien, klikt u met de linkermuisknop op het veld "Accountnaam" en sleept u het naar het overeenkomstige tekstvak;

7) vergelijkbaar met het vorige punt, sleep respectievelijk "Debet / Credit" en "Bedrag" naar "Kolom" en "Gegevens";

8) Klik in de werkbalk op "Dynamische tabel" en "Tabelopties";

9) Schakel het selectievakje "Algemene rijtotalen" uit en klik op OK om het proces te voltooien.