Een bestand is een document waarin bepaalde gegevens worden vastgelegd (algemeen, bibliografisch, politie, enz.). Het bestand (van de Franse fiche ) is meestal klein van formaat en rechthoekig van vorm, zodat het gemakkelijk in een bestand kan worden opgeslagen. Bijvoorbeeld: "Nu kijk ik naar de kaart en bevestig ik in welk jaar dit boek werd gepubliceerd", "Om lid te worden van de club, moet je deze kaart invullen", "Maria zal de nieuwe informatie aan je kaart toevoegen" .

Het blad of de kaart waarmee de in- en uitgangen van het werk kunnen worden beheerd, wordt ook wel een record genoemd. Momenteel kunnen deze bestanden ook worden beheerd via een digitaal document: "De baas is woedend: hij heeft zojuist het bestand van de maand geanalyseerd en ontdekt dat je zes keer te laat bent geweest", "Ik wil de kaart laten verdwijnen zodat ik niet wordt afgetrokken het presenteïsme " .

Een frequent gebruik van het bestand is gekoppeld aan de registratie van de belangrijkste kenmerken van een boek, een rapport of een onderzoek . Op deze manier is het mogelijk om de inhoud van een specifieke publicatie te kennen, gewoon door het bestand te lezen, wat de taken van het archiveren en het zoeken van informatie vergemakkelijkt: "Het bestand moet de titel van het werk bevatten, de naam van de auteur, de datum van editie en een samenvatting van zijn betoog ", " Pardon, kunt u me helpen? Ik kan het bestand van dit boek niet vinden . "

De papieren bestanden zijn de voorgangers van de records van de huidige databases, die worden opgeslagen in het geheugen van een computer. Hoewel het tegenwoordig voldoende is om een ​​redelijk efficiënte processor te hebben om de gewenste informatie binnen een paar seconden te vinden (afhankelijk van het volume van de basis en de technische specificaties van de apparatuur, kan de minimale tijd een fractie van een seconde zijn), de zoekopdracht in papierchips waren afhankelijk van een aantal verschillende factoren.

Enerzijds was de vaardigheid van de persoon die belast was met het beoordelen van een bestand de sleutel om de tijd van de zoekopdracht te minimaliseren; maar efficiëntie in die fase was nutteloos als het opslagproces geen goed gedefinieerde volgorde en structuur had gevolgd. De organisatie van een bestand moet gericht zijn op de behoeften van diegenen die de daarin vervatte gegevens zullen gebruiken; daarom is er geen ontwerp dat in alle gevallen werkt.

Net als bij de voorbereiding van een digitale database, moeten niet alle velden essentieel zijn, maar het is belangrijk dat ze nuttig zijn; anders brengen ze onnodige ruimte in beslag en hebben ze een negatieve invloed op het bestellen en zoeken .

In de eerste plaats is het noodzakelijk om een ​​veld te hebben waarmee bestanden op een ordentelijke manier kunnen worden opgeslagen; hiervoor is het mogelijk om verschillende gegevens te gebruiken, zoals de datum van creatie, een identificatienummer dat één voor één toeneemt, of een letter. Afhankelijk van het geval is het mogelijk om verschillende methoden te combineren om een ​​meer complexe organisatie op te zetten ; Sorteer de fiches bijvoorbeeld op basis van de achternaam van de klant en vervolgens op de registratiedatum.

In een andere zin is de kaart een klein stukje dat wordt gebruikt om barrières te openen of te sluiten, bepaalde machines in gebruik te nemen of communicatie tot stand te brengen. In het verleden, vóór de geboorte van mobiele telefoons, was de enige manier om een ​​telefoontje vanaf de straat te maken via openbare telefoons, die aanvankelijk geen munten accepteerden (zoals het vandaag gebeurt), maar speciaal ontworpen chips, die in bepaalde winkels kan worden verkregen.

De stukken die in sommige spellen worden gebruikt of die de munten in de casino's vervangen, krijgen ook de naam van fiches: "Ik ga meer chips veranderen om roulette te spelen", "We zullen geen domino kunnen spelen omdat ik een deel van de chips verloren heb chips . "